CIRCULAR INFORMATIVA SOBRE SARLAFT

Estimados clientes:

Recientemente la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, que reemplaza la Circular Externa 100-000005 de 2017 y actualiza la normativa que obliga a diseñar e implementar un SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL DE LA/FT/FDADM. 

¿Qué exige la Circular Externa?

Dentro de los cambios importantes de la Circular está la obligación para los sujetos obligados de contar con una Matriz de Riesgo de LA/FT/FPADM u otro mecanismo equivalente de evaluación de este tipo de riesgo que les permita mediar y auditar su evolución por sus siglas: LA) Lavado de Activos, FT) Financiación del Terrorismo, FPADM) Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

¿Qué es la Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM?

Es el instrumento que permite a una empresa identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM a los que podría verse expuesta, conforme los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados.

¿Quiénes son los sujetos obligados?

Deberán dar cumplimiento a las sociedades comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y que registren activos o ingresos iguales o superiores a cuarenta mil salarios mínimos mensuales vigentes (40.000 SMMLV) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

De igual forma, también se consideran sujetos obligados las empresas de los sectores mencionados en el numeral 4 de esta Circular. 

¿Quién debe estar a cargo de la implementación y seguimiento de la Matriz de Riesgo en su empresa?

La Circular impone esta obligación en cabeza del Oficial de Cumplimiento, quien es el designado por la empresa obligada que estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización, y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM. Es importante tener claro que, esa persona natural podrá ser vinculada a través de un contrato laboral o un contrato de prestación de servicios y también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. Es decir, las empresas podrán tercerizar dicha operación.

Sus informes deberán ser tenidos en cuenta en el ejercicio profesional del Revisor Fiscal, Administradores, Representantes Legales y Miembros de Junta Directiva.

A continuación, se explica brevemente las novedades respecto del Oficial de Cumplimiento: 

• Es importante anotar que, a diferencia de la norma anterior, en esta nueva Circular se contemplan sanciones al Oficial de Cumplimiento, al Revisor Fiscal o a sus Administradores (Representantes Legales y Miembros de Juntas Directivas), así como a la empresa obligada. 

• La Circular también incluye una prohibición expresa de que el Oficial de Cumplimiento pertenezca a los órganos de control o a la administración.

• El Oficial de Cumplimiento será nombrado por la Junta Directiva o a falta de ésta, por el máximo órgano social, así como la posibilidad de nombrar un Oficial de Cumplimiento Suplente, para evitar la suspensión de actividades del Principal.

• La Circular impone la obligación a la empresa de certificar que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos y de informar a la Superintendencia de Sociedades la designación del Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente (si es el caso), junto con la remisión de su hoja de vida. 

• El Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM. La Circular también incluye una prohibición expresa de que el Oficial de Cumplimiento pertenezca a los órganos de control o a la administración.

Otros Aspectos:

1. Se establece un término de un año contado a partir de la fecha de su promulgación para efectuar la divulgación del SAGRILAFT dentro de la estructura interna de los sujetos obligados.
2. Se prescribe la obligación de realizar una Gestión Documental del SAGRILAFT, que permita que la información recopilada responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad.

Términos:

1. Si su empresa cumple con los requisitos de ingresos mencionados en la introducción, deben iniciar la implementación del sistema de Matriz del Riesgo para mitigar y prevenir el Riesgo LA/FT/FPADM, antes del 31 de mayo de 2021.
2. Si su empresa ya dispone de un modelo SAGRLAFT, debe ajustarlo al SAGRILAFT. Posteriormente, deberá contratar una auditoría externa de cumplimiento para efectuar un estudio y verificar el correcto ajuste de la Matriz del Riesgo, antes del 31 de mayo de 2021.
3. Las empresas deben elaborar la Matriz del Riesgo LA/FT/FPADM basada en los criterios de la norma ISO 31000:2018 Gestión de Riesgos para garantizar la efectividad del sistema.