CIRCULAR INFORMATIVA SOBRE REGLAMENTACIÓN DE REUNIONES ORDINARIAS EN 2021

El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, regulando las reuniones ordinarias para el ejercicio del año 2020 y aquellos derechos de los asociados que se involucran en la realización de éstas. Los principales puntos son:

PLAZO PARA REALIZAR LAS REUNIONES ORDINARIAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO 2019

Éstas se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si llegada tal fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Lo anterior se debe a que, a la fecha, aún se encuentra vigente lo dispuesto por el artículo 5 del Decreto Legislativo 434 de 2020, que indica que las asambleas ordinarias correspondientes al ejercicio del año 2019 se podrán reunir hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

REUNIONES ORDINARIAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO DEL AÑO 2020

Se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas previstas en el artículo 422 del Código de Comercio, es decir, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

REUNIONES ORDINARIAS PRESENCIALES, NO PRESENCIALES O MIXTAS

Cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual tendrá en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.

La sociedad será responsable de:

1. El cumplimiento de los protocolos de bioseguridad en el caso de reuniones presenciales, y
2. El desarrollo de la reunión en la modalidad no presencial y mixta.

Los asociados, por su parte, serán responsables de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión no presencial o mixta.

DERECHO DE INSPECCIÓN

Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección y, adicionalmente a lo señalado en el artículo 447 del Código de Comercio, podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información.

REUNIONES ORDINARIAS EN LAS QUE SE DEBAN AGOTAR TEMAS DE DOS EJERCICIOS

Cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables al tipo societario de que se trate. En todo caso, en desarrollo de la reunión se deberán agotar primero los asuntos relacionados con el ejercicio del año 2019 y luego los del ejercicio 2020.

IMPOSIBILIDAD PARA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN POR DERECHO PROPIO

Cuando sea imposible llevar a cabo la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, con ocasión de las restricciones para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19 adoptadas por autoridades nacionales o territoriales, cualquier asociado podrá solicitar a la Supersociedades dentro de los 30 días calendario siguientes a esta fecha, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio. Dicha entidad podrá ordenar que la reunión tenga lugar dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que quede en firme el acto administrativo con la orden correspondiente.

No obstante, el Decreto indica que a pesar de contar con este mecanismo, de no ser posible realizar la reunión por derecho propio, no podrá llevarse a cabo una reunión de esta naturaleza (por derecho propio) en el ejercicio correspondiente.

INCUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES DE CONVOCAR A UNA REUNIÓN ORDINARIA Y PERMITIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCIÓN

Los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, en los términos de la Ley 222 de 1995 o demás normas que resulten aplicables, podrán ser sancionados o removidos de sus cargos por la entidad competente. Así mismo, el incumplimiento de la orden de convocar dará lugar a la imposición de las sanciones que resulten aplicables.

APLICACIÓN EXTENSIVA A OTRAS PERSONAS JURÍDICAS

Todas las personas jurídicas podrán aplicar las reglas previstas en este Decreto para la realización de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas del máximo órgano social correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020, en lo que les fuere aplicable según las normas propias y especiales de cada persona jurídica.